# Warteliste verwalten und Personen einladen > So filtern Sie Ihre Warteliste, sehen die Angaben eines Eintrags, laden Personen einzeln oder gesammelt zur Terminbuchung ein und archivieren oder löschen Einträge. Quelle: https://help.meetone.io/professionals/manage-waitlist Aktualisiert: 2026-10-23 --- Auf der Warteliste sehen Sie alle, die sich über Ihr Formular eingetragen und ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben. Von hier aus laden Sie Personen zur Terminbuchung ein, sobald ein Platz frei wird. ## Voraussetzungen - Die Warteliste ist für Ihr Konto aktiviert und eingerichtet, siehe [Warteliste einrichten](https://help.meetone.io/organizations-admins/set-up-waitlist). - Sie sind Organisationsinhaber:in und arbeiten in der Organisation als Behandelnde oder Medizinische Assistenz. - Für Einladungen braucht Ihre Organisation Terminarten und Verfügbarkeiten, die online gebucht werden können. ## Die Warteliste öffnen Öffnen Sie **Warteliste** in der Seitenleiste Ihrer Organisation. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Personen auf **Wartend** stehen. Die Liste ist nach dem Eingang sortiert, die älteste Anmeldung steht oben. Jede Zeile zeigt den Namen, wann der Eintrag eingegangen ist, Versicherung, bevorzugte Zeit, die Wunschperson und den Status, bei eingeladenen Einträgen auch das Datum der Einladung. ## Die Liste filtern - **Status:** Voreingestellt ist **Offen**, also alle wartenden und eingeladenen Einträge. Mit **Alle** sehen Sie auch gebuchte und archivierte Einträge, oder Sie wählen einen einzelnen Status. - **Versicherung** und **Bevorzugte Zeit:** Wer **Ganztags** angegeben hat, erscheint auch bei **Vormittags** und **Nachmittags**. - **Ihre Auswahlfragen:** Zu jeder Auswahlfrage Ihres Wartelisten-Fragebogens gibt es einen eigenen Filter. Mehrere Filter gelten gemeinsam: Ein Eintrag muss alle erfüllen. ## Einen Eintrag ansehen Klicken Sie auf einen Namen. Sie sehen: - unter **Angaben** alles, was die Person im Formular eingetragen hat, dazu wann der Eintrag eingegangen ist und wann die Person zuletzt bestätigt hat, dass sie weiter warten möchte, - ihre **Nachricht** und unter **Antworten** die Antworten auf Ihre eigenen Fragen, - eine **Interne Notiz**, die nur Ihre Organisation sieht. Speichern Sie sie mit **Notiz speichern**. Die Angaben der Person selbst können Sie nicht ändern. ## Personen zur Terminbuchung einladen **Eine Person:** Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf **Einladen** (bei einem bereits eingeladenen Eintrag **Erneut einladen**). **Mehrere Personen:** Setzen Sie in der Liste die Häkchen bei den gewünschten Einträgen oder wählen Sie **Alle auswählen**. Möchten Sie alle Einträge einladen, die zu Ihren Filtern passen, auch auf den weiteren Seiten, klicken Sie danach auf **Alle … Einträge auswählen**. Klicken Sie dann auf **Einladen**. Im Fenster **Zur Terminbuchung einladen** legen Sie fest: 1. **Terminart:** eine bestimmte Terminart oder **Alle buchbaren Terminarten**. 2. **Termin bei:** eine bestimmte Person oder **Beliebige Person der Organisation**. Bei einer einzelnen Einladung ist die Wunschperson des Eintrags voreingestellt. Bei mehreren Einträgen gilt ohne Auswahl **Wunschperson des Eintrags, sonst beliebig**. 3. Klicken Sie auf **Einladung senden**. Jede eingeladene Person erhält eine E-Mail mit dem Link **Termin auswählen** und steht danach auf **Eingeladen**. Über den Link wählt sie selbst einen freien Termin. Ist die Einladung nicht auf eine Person festgelegt, bucht sie bei der Person, die zu der gewählten Zeit frei ist. Nach der Buchung ist der Termin sofort bestätigt, beide Seiten erhalten die übliche Terminbestätigung, und der Eintrag steht auf **Gebucht**. Eine neue Einladung ersetzt die vorherige; der alte Link funktioniert dann nicht mehr. Einträge, die nicht mehr offen sind, und Einträge, für deren Auswahl es keine buchbaren Termine gibt, werden übersprungen. Die Meldung nach dem Senden nennt, wie viele das waren. ## Archivieren oder löschen - **Archivieren:** Klicken Sie im Eintrag auf **Archivieren**. Der Eintrag verschwindet aus den offenen Einträgen, eine offene Einladung wird ungültig, und nach 30 Tagen wird er samt Antworten gelöscht. Bis dahin steht im Eintrag, ab wann er gelöscht wird. Archivieren lassen sich nur wartende und eingeladene Einträge, und Sie können das nicht rückgängig machen. - **Löschen:** Klicken Sie im Eintrag oder im Aktionsmenü der Zeile auf **Löschen**, oder wählen Sie mehrere Einträge aus und klicken Sie auf **Löschen**. Die Einträge werden samt Antworten sofort endgültig gelöscht, offene Einladungen werden ungültig. Ein bereits gebuchter Termin bleibt bestehen. Wann MeetOne Einträge von selbst archiviert und löscht, steht unter [So funktioniert die Warteliste](https://help.meetone.io/organizations-admins/how-the-waitlist-works#wie-lange-einträge-gespeichert-bleiben). ## Häufige Probleme - **Ein Eintrag fehlt in der Liste.** Einträge erscheinen erst, wenn die Person ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat. Gebuchte und archivierte Einträge sehen Sie nur, wenn Sie beim Status **Alle** oder den passenden Status wählen. - **Einträge wurden nicht eingeladen, weil es keine buchbaren Termine gibt.** Für die gewählte Terminart oder Person gibt es keine freien Termine in der Online-Buchung. Prüfen Sie die Terminarten und Verfügbarkeiten oder wählen Sie eine andere Kombination. - **Einladen und Archivieren fehlen im Eintrag.** Der Eintrag ist bereits gebucht oder archiviert. - **Eine eingeladene Person hat keine E-Mail erhalten.** Siehe [E-Mails der Warteliste](https://help.meetone.io/organizations-admins/waitlist-emails#wenn-eine-e-mail-nicht-ankommt). Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns unter [support@meetone.io](mailto:support@meetone.io).