Mit dem Digitalen Wartezimmer bieten Sie eine offene Videosprechstunde an: Teilnehmende checken ohne Termin über einen Link ein und warten online, bis jemand aus Ihrem Team sie hereinholt. Es wird kein Termin angelegt – wer gerade Zeit hat, übernimmt die nächste Person aus dem gemeinsamen Wartezimmer.

Das Digitale Wartezimmer ist etwas anderes als der Warteraum eines einzelnen Termins: Dort warten Teilnehmende auf einen vereinbarten Termin, hier checken sie ohne Termin ein. Auch mit der Warteliste hat es nichts zu tun: Auf ihr tragen sich Interessierte für einen späteren Termin ein.

Voraussetzungen

Das Digitale Wartezimmer muss für Ihr Konto aktiviert sein. Sie sehen dann Digitales Wartezimmer in der Seitenleiste und unter Integrationen.

  1. Öffnen Sie Integrationen in der Seitenleiste und klicken Sie auf Digitales Wartezimmer.
  2. Unter Ihr Link zum digitalen Wartezimmer finden Sie Ihre Wartezimmer-URL. Geben Sie sie weiter oder verlinken Sie sie auf Ihrer Website.
  3. Möchten Sie das Check-in-Formular direkt auf Ihrer Website anzeigen, finden Sie darunter unter Digitales Wartezimmer — iFrame-Integration den HTML-Code für Ihre Webentwicklung.

Arbeiten Sie in einer Organisation, sieht die Organisationsinhaber:in unter Organisations- & Mitglieder-Links zusätzlich einen Link für die ganze Organisation und je einen Link pro Mitglied. Egal über welchen Link sich jemand anmeldet: Alle landen im selben Wartezimmer Ihrer Organisation.

Bietet Ihre Organisation das Website-Widget an, kann sie das Digitale Wartezimmer auch dort als Funktion auswählen – ein eigener Link auf der Website ist dann nicht nötig.

Was Teilnehmende tun

  1. Sie öffnen den Link und geben Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Telefonnummer ein und stimmen der Verarbeitung ihrer Daten zu.
  2. Sie führen einen kurzen Kamera- und Mikrofon-Check durch.
  3. Mit Ins Wartezimmer reihen sie sich ein. Sie sehen eine voraussichtliche Wartezeit und den Hinweis, das Fenster geöffnet zu lassen.
  4. Sobald jemand aus Ihrem Team den Termin startet, werden sie automatisch verbunden.

Ein eigenes Konto brauchen Teilnehmende dafür nicht. Die angezeigte Wartezeit ist eine grobe Schätzung anhand der Zahl der Personen, die vor ihnen warten.

Teilnehmende aus dem Wartezimmer holen

  1. Öffnen Sie Digitales Wartezimmer in der Seitenleiste. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Personen gerade warten. Die Liste aktualisiert sich von selbst – neue Check-ins erscheinen ohne Neuladen.
  2. Jeder Eintrag zeigt Name, Geburtsdatum, Telefonnummer und wie lange die Person schon wartet.
  3. Klicken Sie auf Termin starten. Die Person wird hereingelassen, und Sie treten dem Videotermin direkt bei.

Starten zwei Kolleg:innen gleichzeitig dieselbe Person, übernimmt nur eine:r den Termin; bei allen anderen steht dann „in Behandlung bei …" mit dem Namen. Beenden Sie den Videotermin, verschwindet der Eintrag aus dem Wartezimmer.

Über Entfernen nehmen Sie eine Person aus dem Wartezimmer, zum Beispiel wenn sie sich telefonisch abgemeldet hat. Schließt jemand das Fenster, bevor er an der Reihe ist, verschwindet der Eintrag ebenfalls; wer sehr lange unbeantwortet wartet, wird nach einiger Zeit automatisch entfernt.

Öffnungszeiten festlegen

Ohne Öffnungszeiten ist ein Check-in jederzeit möglich. Die Organisationsinhaber:in kann festlegen, wann das Wartezimmer geöffnet ist:

  1. Öffnen Sie Organisation › Integrationen › Digitales Wartezimmer.
  2. Schalten Sie unter Öffnungszeiten die Option Öffnungszeiten verwenden ein.
  3. Fügen Sie für jeden Wochentag über Zeitfenster die Zeiten mit Beginn und Ende hinzu. Ein Tag kann mehrere Zeitfenster haben, etwa vormittags und nachmittags.
  4. Klicken Sie auf Speichern. Oben auf der Karte sehen Sie, ob das Wartezimmer gerade geöffnet ist und wann es schließt oder wieder öffnet.

Die Öffnungszeiten gelten für die ganze Organisation. Außerhalb davon zeigen das Check-in-Formular und das Website-Widget, wann das Wartezimmer wieder öffnet. Wer bereits im Wartezimmer ist, bleibt dort.

Ist Öffnungszeiten verwenden eingeschaltet, aber kein Zeitfenster eingetragen, bleibt das Wartezimmer geschlossen. Fügen Sie mindestens ein Zeitfenster hinzu oder schalten Sie die Öffnungszeiten aus.

Häufige Probleme

  • Ich finde das Digitale Wartezimmer nicht in der Seitenleiste. Es muss für Ihr Konto aktiviert sein. Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Organisation oder an unseren Support.
  • Teilnehmende sehen „Das Wartezimmer ist gerade geschlossen". Der Check-in liegt außerhalb der Öffnungszeiten, oder die Öffnungszeiten sind eingeschaltet, ohne dass ein Zeitfenster eingetragen ist.
  • Nach „Termin starten" erscheint ein Hinweis, dass die Person nicht im Warteraum ist. Ihre Verbindung ist kurz abgebrochen. Lassen Sie sie im Videoraum herein, sobald sie wieder verbunden ist.
  • Oben im Wartezimmer steht „Verbindung unterbrochen". Neue Check-ins erscheinen dann erst nach dem Neuladen. Klicken Sie auf Neu laden.
  • Im eingebetteten Formular startet nach dem Check-in kein Videotermin. Der Videotermin öffnet sich im iFrame nur auf Websites, die Ihre Organisation als autorisierte Hosts eingetragen hat. In einer Organisation trägt die Organisationsinhaber:in sie unter Organisation › Integrationen › Autorisierte Hosts ein, sonst hilft unser Support.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns unter support@meetone.io.