Mit der Warteliste sammeln Sie die Anfragen von Menschen, die auf einen Platz bei Ihnen warten – über ein Formular statt per E-Mail oder Telefon. Sobald Sie wieder Termine frei haben, laden Sie Personen von der Liste ein, und sie buchen selbst einen passenden Termin.

Die Warteliste ist nicht dasselbe wie das Digitale Wartezimmer, in dem Teilnehmende ohne Termin online warten, bis sie hereingeholt werden, und auch nicht dasselbe wie Terminanfragen, mit denen Teilnehmende Wunschtermine vorschlagen.

Voraussetzungen

  • Die Warteliste ist für Ihr Konto aktiviert. Sie sehen dann in der Seitenleiste Ihrer Organisation den Punkt Warteliste.
  • Verwalten können die Warteliste nur Organisationsinhaber:innen, die in der Organisation als Behandelnde oder Medizinische Assistenz arbeiten. Andere Mitglieder sehen sie nicht.
  • Damit Eingeladene buchen können, braucht Ihre Organisation Terminarten und Verfügbarkeiten, die online gebucht werden können. Siehe Terminarten (Verfügbarkeitstypen) konfigurieren und Verfügbarkeiten im Planer einrichten.

Vom Formular zum gebuchten Termin

  1. Eintragen. Interessierte füllen Ihr Wartelisten-Formular aus – über den Link, eingebettet auf Ihrer Website oder über das Website-Widget. Sie geben ihre Kontaktdaten und ihr Anliegen an und beantworten Ihre eigenen Fragen.
  2. Einwilligen. Vor dem Absenden willigen sie ein, dass Ihre Organisation ihre Angaben, einschließlich Angaben zur Gesundheit, zur Verwaltung der Warteliste speichert und sie wegen eines Termins kontaktiert. Der Text der Einwilligung ist fest vorgegeben und nennt den Namen Ihrer Organisation.
  3. E-Mail-Adresse bestätigen. Interessierte erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 7 Tage gültig ist. Erst nach der Bestätigung erscheint der Eintrag auf Ihrer Warteliste. Unbestätigte Einträge sehen Sie nicht.
  4. Benachrichtigung. Über neue Einträge informiert Sie eine gesammelte E-Mail, die nur die Anzahl nennt, keine persönlichen Daten.
  5. Einladen. Wird ein Platz frei, laden Sie einzelne oder mehrere Personen zur Terminbuchung ein. Jede erhält eine E-Mail mit einem Link, über den sie selbst einen freien Termin wählt.
  6. Buchen. Bucht die Person über den Link, ist der Termin sofort bestätigt, und der Eintrag steht auf Gebucht.

Ein Eintrag ist kein Konto in MeetOne. Der Termin wird für den Namen und die E-Mail-Adresse gebucht, die die Person im Formular angegeben hat.

Status eines Eintrags

Status Bedeutung
Wartend Steht auf der Liste und wartet auf eine Einladung.
Eingeladen Hat eine Einladung zur Terminbuchung erhalten, aber noch nicht gebucht. Wird die Einladung unbrauchbar, etwa weil ihre Terminart gelöscht wurde, steht der Eintrag wieder auf Wartend.
Gebucht Hat über die Einladung einen Termin gebucht.
Archiviert Steht nicht mehr auf der Liste: von Ihnen archiviert, oder weil die Person auf die Nachfrage „Sind Sie noch interessiert?" nicht geantwortet hat. Wird 30 Tage später gelöscht.

Wartende und eingeladene Einträge zählen als Offen; nur sie zeigt die Liste, solange Sie den Statusfilter nicht ändern.

Wie lange Einträge gespeichert bleiben

  • Unbestätigte Einträge werden 7 Tage nach dem Absenden gelöscht.
  • Wartende und eingeladene Einträge erhalten alle 6 Monate eine E-Mail mit der Frage, ob weiterhin Interesse besteht – zum ersten Mal 6 Monate nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse. Die E-Mail geht in Ihrem Namen hinaus.
  • Ohne Antwort innerhalb von 30 Tagen wird der Eintrag archiviert, und eine offene Einladung wird ungültig.
  • Archivierte Einträge werden 30 Tage nach der Archivierung samt Antworten gelöscht, egal ob Sie sie archiviert haben oder ob die Nachfrage unbeantwortet blieb. Antwortet die Person in dieser Zeit doch noch über den Link in der Nachfrage, steht sie wieder auf Wartend. Einen Eintrag, den Sie selbst archiviert haben, kann niemand zurückholen.
  • Wer die Warteliste verlassen möchte, kann das über den Link in jeder E-Mail zur Warteliste tun. Der Eintrag und alle Angaben werden dann sofort gelöscht.
  • Gebuchte Einträge werden nicht automatisch gelöscht. Löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.

Sie können jeden Eintrag außerdem jederzeit selbst löschen. Die automatischen Löschungen laufen einmal täglich, deshalb kann ein Eintrag nach Ablauf einer Frist noch bis zu einem Tag zu sehen sein.

Wenn die Warteliste abgeschaltet wird

Wird die Warteliste für Ihre Organisation abgeschaltet, nimmt das Formular keine Einträge mehr an, und die Warteliste verschwindet aus Ihrer Seitenleiste. MeetOne verschickt dann keine Nachfragen mehr in Ihrem Namen: Wartende und eingeladene Einträge werden archiviert, sobald ihre nächste Nachfrage fällig wäre, und 30 Tage später gelöscht. Der Link zum Verlassen der Warteliste funktioniert weiter.

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