Als Organisationsinhaber:in legen Sie mit Verfügbarkeitstypen fest, welche Terminarten Ihre Organisation anbietet — inklusive Dauer, Farbe im Planer und Sichtbarkeit im Online-Buchungsformular.

Voraussetzungen

  • Die Funktionen Organisationen und Terminbuchung sind für Ihr Konto aktiviert.
  • Sie sind als Organisationsinhaber:in hinterlegt — mehr dazu unter Rollen und Berechtigungen verstehen.

Was ein Verfügbarkeitstyp ist

Ein Verfügbarkeitstyp beschreibt eine Art von Termin, zum Beispiel "Erstberatung" oder "Nachsorge". Er legt fest:

  • den Anzeigenamen, der Teilnehmenden und Fachkräften angezeigt wird,
  • die Termin-Dauer in Minuten,
  • eine Farbe, mit der Termine dieses Typs im Planer markiert werden,
  • ob der Typ buchbar ist, also im Online-Buchungsformular auswählbar,
  • ob nach der Buchung automatisch ein Fragebogen an die teilnehmende Person gesendet wird,
  • ob vor der Buchung eine Einwilligungserklärung gelesen und akzeptiert werden muss (Einwilligungserklärung erforderlich, sofern diese Funktion für Ihr Konto aktiviert ist).

Zusätzlich hinterlegen Sie optional eine Beschreibung, die Teilnehmenden bei der Auswahl im Buchungsformular hilft, sowie E-Mail-Anweisungen, die in Terminbestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails für diesen Typ eingefügt werden.

Ihre Organisation bringt einen systemseitig reservierten Verfügbarkeitstyp für das Onboarding neuer Teilnehmender mit. Er lässt sich bearbeiten, aber nicht löschen.

Verfügbarkeitstyp anlegen

  1. Öffnen Sie Organisation > Verfügbarkeitstypen.
  2. Klicken Sie auf Neuer Verfügbarkeitstyp.
  3. Tragen Sie den Anzeigenamen und die Termin-Dauer ein und wählen Sie eine Farbe aus der vorgeschlagenen Palette.
  4. Aktivieren Sie bei Bedarf Buchbar, Fragebogen nach Buchung senden und, sofern verfügbar, Einwilligungserklärung erforderlich.
  5. Ergänzen Sie optional eine Beschreibung und E-Mail-Anweisungen.
  6. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Verfügbarkeitstyp bearbeiten oder löschen

  1. Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Verfügbarkeitstyps oder im Aktionsmenü auf Bearbeiten.
  2. Passen Sie die gewünschten Felder an und speichern Sie.

Zum Löschen wählen Sie im Aktionsmenü Löschen. Ein Verfügbarkeitstyp lässt sich nicht löschen, solange ihm noch Fragebögen zugeordnet sind oder wenn es sich um den reservierten Onboarding-Typ handelt.

Wo Verfügbarkeitstypen erscheinen

  • Im Planer werden Termine in der hinterlegten Farbe des jeweiligen Verfügbarkeitstyps angezeigt.
  • Beim Anlegen eines Termins wählen Behandelnde und medizinische Assistenzkräfte den Verfügbarkeitstyp aus einer Liste.
  • Im Online-Buchungsformular sehen Teilnehmende nur die als buchbar markierten Typen zur Auswahl; gibt es nur einen buchbaren Typ, wird er automatisch ausgewählt.

Häufige Probleme

  • Ein Verfügbarkeitstyp lässt sich nicht löschen. Prüfen Sie, ob ihm noch Fragebögen zugeordnet sind oder ob es sich um den reservierten Onboarding-Typ handelt.
  • Teilnehmende sehen eine Terminart nicht im Buchungsformular. Prüfen Sie, ob der Typ als buchbar markiert ist.
  • Der Bereich "Verfügbarkeitstypen" fehlt in meinem Menü. Diese Funktion setzt voraus, dass Organisationen und die Terminbuchung für Ihr Konto aktiviert sind und dass Sie als Organisationsinhaber:in hinterlegt sind.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns unter support@meetone.io.