Sofern für Ihr Konto aktiviert, legen Sie Termine nicht nur als Videotermin an, sondern auch vor Ort an einem Standort Ihrer Einrichtung. Für einen Vor-Ort-Termin entsteht kein Videoraum: Teilnehmende erhalten statt eines Teilnahmelinks die Adresse.

Voraussetzungen

  • Vor-Ort-Termine sind für Ihr Konto aktiviert.
  • Ihre Organisation hat mindestens einen aktiven Standort. Standorte legt die Organisationsinhaberin oder der Organisationsinhaber an (siehe Abschnitt „Standorte verwalten" unten).

So legen Sie einen Termin vor Ort an

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Termin planen.
  2. Wählen Sie unter Ort den Standort aus. Voreingestellt ist Videosprechstunde, also ein Videotermin.
  3. Wählen Sie die Terminart Bestätigter Termin oder Termin-Bestätigung anfordern. Sofort-Termin und Dauertermin (beta) benötigen einen Videoraum und stehen für Vor-Ort-Termine nicht zur Verfügung.
  4. Tragen Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und die Angaben zur teilnehmenden Person ein, wie unter Termin für Teilnehmende anlegen beschrieben.
  5. Klicken Sie auf Termin jetzt erstellen.

Da kein Videoraum entsteht, blendet das Formular den Abschnitt Raumkonfiguration aus.

Der Ort lässt sich nach dem Erstellen des Termins nicht mehr ändern. Soll der Termin an einem anderen Standort oder als Videotermin stattfinden, sagen Sie ihn ab und legen Sie ihn neu an. Mehr dazu unter Termin verschieben, absagen oder wieder öffnen.

Was die teilnehmende Person erhält

  • E-Mails: Terminbestätigung, Erinnerung und Benachrichtigungen über eine Verschiebung nennen unter Ort die Adresse statt eines Teilnahmelinks.
  • Kalendereinladung: Die Adresse steht als Ort im Kalendereintrag.
  • Terminseite: Teilnehmende sehen den Namen des Standorts und die Adresse.

Die Adresse stammt aus dem Standort. Ist dort keine hinterlegt, wird die Adresse Ihrer Organisation verwendet. Fehlt auch diese, steht in den E-Mails „Der Ort wird Ihnen separat mitgeteilt."

In E-Mails und Kalendereinladungen erscheint nur die Adresse, nicht der Name des Standorts. Gehören Angaben wie Etage oder Raum zum Weg dorthin, tragen Sie sie mit in die Adresse ein.

Standorte verwalten

Standorte verwalten Organisationsinhaber:innen.

  1. Wechseln Sie in den Bereich Organisation und öffnen Sie Standorte.
  2. Klicken Sie auf Neuer Standort.
  3. Geben Sie einen Namen ein. Er erscheint bei der Auswahl des Ortes, zum Beispiel „Standort 1" oder „Raum 2".
  4. Tragen Sie unter Adresse die vollständige Adresse ein. Lassen Sie das Feld leer, wird die Adresse Ihrer Organisation verwendet.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Standorte lassen sich nicht löschen, nur Archivieren. Ein archivierter Standort steht für neue Termine nicht mehr zur Auswahl. Bereits gebuchten Terminen und den Verfügbarkeitstypen, die ihn nutzen, bleibt er zugeordnet. Mit Wiederherstellen machen Sie ihn wieder verfügbar.

Vor-Ort-Termine online buchen lassen

Teilnehmende wählen den Ort beim Buchen nicht selbst: Er gehört zum Verfügbarkeitstyp. Unter Organisation > Verfügbarkeitstypen legen Sie im Feld Ort fest, wo Termine des jeweiligen Typs stattfinden. Wer einen Termin dieses Typs online bucht, erhält automatisch einen Termin an diesem Standort. Mehr dazu unter Terminarten (Verfügbarkeitstypen) konfigurieren.

Archivieren Sie einen Standort, prüfen Sie deshalb auch die Verfügbarkeitstypen, die ihn nutzen, und wählen Sie dort bei Bedarf einen anderen Ort.

Häufige Probleme

  • Das Feld „Ort" fehlt im Terminformular. Vor-Ort-Termine sind für Ihr Konto nicht aktiviert. Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Organisation oder an unseren Support.
  • Unter „Ort" steht „Keine Standorte zum Buchen verfügbar." Ihre Organisation hat noch keinen aktiven Standort. Organisationsinhaber:innen legen ihn über Standorte verwalten an; alle anderen wenden sich an die Organisationsinhaberin oder den Organisationsinhaber.
  • „Sofort-Termin" oder „Dauertermin" lässt sich nicht auswählen. Beide benötigen einen Videoraum. Wählen Sie unter Ort die Videosprechstunde oder eine andere Terminart.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns unter support@meetone.io.