Mit sicheren Dokumenten senden Sie vertrauliche Unterlagen wie Befunde, Berichte oder Rechnungen verschlüsselt an Teilnehmende oder Dritte – auch ohne MeetOne-Konto der Empfänger:in.

Voraussetzungen

Die Funktion Sichere Dokumente muss für Ihr Konto aktiviert sein.

Neues Dokument erstellen

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Sichere Dokumente und klicken Sie auf Neues Dokument.
  2. Vergeben Sie einen Titel (z. B. „Laborergebnisse Mai 2026") und optional eine Beschreibung. Diese Beschreibung sieht die Empfänger:in beim Öffnen des Dokuments.
  3. Tragen Sie Name der Empfänger:in und E-Mail der Empfänger:in ein und wählen Sie den Zustellweg (E-Mail oder – sofern für Ihr Konto aktiviert – SMS; für SMS ist eine Mobilnummer nötig).
  4. Ziehen Sie Ihre Dateien in das Feld oder wählen Sie sie aus – bis zu 10 Dateien, je maximal 25 MB, als PDF, Bild (PNG/JPG/WEBP) oder Word-Dokument.
  5. Entscheiden Sie über die Zugriffsart:
    • Kann nur ein Mal aufgerufen werden: Das Dokument wird gelöscht, sobald die Empfänger:in es zum ersten Mal öffnet.
    • Deaktiviert: Das Dokument bleibt bis zum gewählten Datum unter Läuft ab am verfügbar (Standard: 14 Tage).
  6. Klicken Sie auf Sicher senden.

Die Empfänger:in erhält einen Link sowie – nach Anklicken des Links – einen 6-stelligen Bestätigungscode per E-Mail, um das Dokument zu öffnen. Ein eigenes MeetOne-Konto ist dafür nicht erforderlich.

Ein gesendetes Dokument verwalten

Öffnen Sie ein Dokument aus der Liste Sichere Dokumente, um Details, Zustellstatus und Abrufzähler einzusehen. Über Weitere Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Link erneut senden: Der bisherige Link wird ungültig, die Empfänger:in erhält einen neuen Link mit neuem Code – hilfreich, wenn die ursprüngliche Nachricht nicht ankam oder ein Einmal-Dokument versehentlich verbraucht wurde.
  • Link widerrufen: Der Zugriff wird sofort gesperrt und die Datei gelöscht.
  • Audit-Verlauf: Lückenloses Protokoll aller Ereignisse – Erstellung, Zustellung, Linkaufruf, Codeeingaben, Anzeige und Download.
  • Löschen: Entfernt das Dokument inklusive Audit-Daten endgültig.

Ein widerrufener oder abgelaufener Link lässt sich nicht reaktivieren. Nutzen Sie in diesem Fall Link erneut senden, um der Empfänger:in einen neuen Zugang bereitzustellen.

Wann sichere Dokumente statt Chat-Anhang?

Nutzen Sie sichere Dokumente, wenn die Empfänger:in kein MeetOne-Konto hat (z. B. Dritte wie Angehörige oder andere Einrichtungen), wenn der Zugriff zeitlich begrenzt oder jederzeit widerrufbar sein soll, oder wenn Sie einen lückenlosen Audit-Verlauf benötigen. Für den laufenden Austausch mit einer bereits verbundenen Person nutzen Sie stattdessen den Chat.

Häufige Probleme

  • Die Empfänger:in hat keine E-Mail erhalten. Bitten Sie sie, den Spam-Ordner zu prüfen, oder senden Sie den Link über Link erneut senden neu.
  • Der Bestätigungscode wird abgelehnt. Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen wird der Code gesperrt. Senden Sie in diesem Fall einen neuen Link.
  • Eine Datei wird nicht akzeptiert. Prüfen Sie Format (PDF, PNG, JPG, WEBP, Word) und Größe (max. 25 MB je Datei).

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns unter support@meetone.io.