Über den Sicheren Eingang senden Ihnen Teilnehmende und Dritte – etwa Angehörige oder andere Einrichtungen – Dokumente verschlüsselt zu. Sie geben dafür einen dauerhaften Upload-Link weiter; die Absender:in braucht kein MeetOne-Konto.

Voraussetzungen

Der Sichere Eingang muss für Ihr Konto aktiviert sein. Sie finden ihn dann unter Integrationen in der Seitenleiste.

  1. Öffnen Sie Integrationen in der Seitenleiste und klicken Sie auf Sicherer Eingang.
  2. Unter Ihr Upload-Link finden Sie Ihre persönliche Upload-URL. Solange Upload-Link aktiv eingeschaltet ist, können Externe Ihnen darüber Dokumente senden.
  3. Optional: Tragen Sie unter Begrüssungstext auf der Upload-Seite einen kurzen Hinweis ein, zum Beispiel welche Unterlagen Sie erwarten.
  4. Optional: Unter Benachrichtigungen an legen Sie eine andere E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen fest. Bleibt das Feld leer, erhalten Sie die Benachrichtigungen an Ihre eigene Adresse.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Geben Sie den Link anschließend weiter – etwa in Ihrer E-Mail-Signatur, in einer Terminbestätigung oder auf Ihrer Website.

Möchten Sie das Upload-Formular direkt auf Ihrer Website anzeigen, finden Sie auf derselben Seite unter Sicherer Eingang — iFrame-Integration den passenden HTML-Code für Ihre Webentwicklung. Die technischen Details stehen in der Entwicklerdokumentation: Upload-Formular des Sicheren Eingangs einbinden.

Was Absender:innen tun

Wer Ihren Link öffnet, gibt Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und optional eine Nachricht an Sie ein, bestätigt die E-Mail-Adresse mit einem 6-stelligen Code und lädt anschließend bis zu 10 PDFs oder Bilder hoch. Die Absender:in erhält danach eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Den genauen Ablauf aus Sicht der Absender:in beschreibt Dokumente über einen Upload-Link senden.

Eingegangene Dokumente ansehen

  1. Öffnen Sie Sichere Dokumente in der Seitenleiste und wechseln Sie – falls vorhanden – auf den Reiter Eingang.
  2. Neue Sendungen sind als Ungelesen markiert. Öffnen Sie eine Sendung, um Absender:in, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, die Nachricht und die Dokumente zu sehen.
  3. Über Herunterladen speichern Sie ein Dokument, zum Beispiel um es in die Patientenakte zu übernehmen.
  4. Über Löschen entfernen Sie die Dateien einer Sendung endgültig – es gibt keinen Papierkorb. Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Nachricht der Absender:in bleiben erhalten.

Eingegangene Dokumente laufen nicht ab: Sie bleiben im Eingang, bis Sie sie löschen.

Persönliche Sendungen sehen Sie und die Medizinischen Assistenzen Ihrer Organisation; andere Fachkräfte sehen sie nicht. Wer eine Sendung sehen kann, kann ihre Dateien auch herunterladen und löschen.

Über neue Sendungen informiert Sie eine E-Mail. Sie wird etwa 10 Minuten nach dem ersten Upload versendet und fasst alle Sendungen dieses Zeitraums zusammen.

Neben Ihrem persönlichen Link kann Ihre Organisation einen gemeinsamen Upload-Link haben. Sendungen darüber sehen alle Fachkräfte und Medizinischen Assistenzen der Organisation im Reiter Eingang; in der Sendung steht dann unter Eingang „Organisation" statt „Persönlich". Diesen Link verwaltet die Organisationsinhaber:in unter Organisation › Integrationen › Sicherer Eingang, mit denselben Einstellungen wie oben. Bleibt dort das Feld Benachrichtigungen an leer, gehen die Benachrichtigungen an die Adresse der Organisation oder, falls keine hinterlegt ist, an alle Inhaber:innen.

Den Upload-Link der Organisation kann Ihre Einrichtung auch über das Website-Widget anbieten.

  • Vorübergehend keine Dokumente annehmen: Schalten Sie Upload-Link aktiv aus und speichern Sie. Wer den Link dann öffnet, sieht den Hinweis, dass der Upload derzeit nicht möglich ist. Schalten Sie ihn wieder ein, funktioniert derselbe Link wieder.
  • Link ist in falsche Hände geraten: Klicken Sie auf Link erneuern. Sie erhalten einen neuen Link, der bisherige funktioniert sofort nicht mehr.

Nach Link erneuern müssen Sie den neuen Link überall austauschen, wo Sie den alten weitergegeben oder eingebunden haben – auch im iFrame-Code auf Ihrer Website.

Häufige Probleme

  • Ich finde Sicherer Eingang nicht unter Integrationen. Die Funktion muss für Ihr Konto aktiviert sein. Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Organisation oder an unseren Support.
  • Absender:innen sehen „Link nicht gefunden". Der Link wurde falsch kopiert oder inzwischen erneuert. Geben Sie den aktuellen Link von der Seite Sicherer Eingang weiter.
  • Ich erhalte keine Benachrichtigungen. Prüfen Sie das Feld Benachrichtigungen an und Ihren Spam-Ordner. Neue Sendungen sehen Sie unabhängig davon jederzeit im Reiter Eingang.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns unter support@meetone.io.